抛开待办事项列表，使用这些清单来提高工作效率
编者按：本文来自微信公众号 红杉汇（ID：Sequoiacap），作者：Brie Wolfson，编译：洪杉，创业邦经授权转载，头图来源图虫创意
无论你身兼多少职务、负责多少项目或者管理多少下属，无论你处于公司哪个部门、哪个层级，想要干得出色，就需要把主要精力放在正确的事情上，然后全力以赴去完成它们。
但是，每个人的注意力都是有限的。人们很容易会被工作软件或邮件的“未读消息数”抓住注意力，掉进机械反应的漩涡中，误以为处理这些消息就真的是在推动工作了。所以，这时候我们就需要借助恰当的流程来帮助自己保持专注，平衡各项任务，自我警醒、辨别情境，从而把控工作流程。
普通的待办事项清单有时并没有办法帮助我们达到这一目标，因为它的维度过于单一。因此，本文为你罗列了几种不同时间维度上的清单工具，帮助你更好地完成工作，实现更长远的目标——不仅是在工作层面将公司的目标内化，变为自我驱动；它同时也在个人层面加深你对职业目标的理解并采取行动。
日常类工作
1.当下任务清单（OSR）
当下任务清单（Ongoing Stack Rank，简称OSR）是在某一特定时间段内正在推进或需要推进的工作清单，它对于统筹个人优先事项、查看每个事项的进度非常有用。从推进日常工作的角度来说，这一清单是最有意义的。
一份好的OSR有三个关键特征：
1. 只看产出。这里所说的“产出”是指“可实现的单位工作”。举例来说，“和朋友共进晚餐”只有在真的吃过饭后才算完成，“预订晚餐餐厅”则不能算。OSR以产出为导向，是因为只有产出才是你真正要在意的事情。而如果你的工作涉及多个部门的协作，你更是要以产出为主要目标（特别是你的产出事关整个项目的关键进度时）。
2. 注明状态。你可以用一系列的词来注明每个事项的当前状态：考虑中、正在进行、差不多完成、已完成、暂缓考虑（写明日期）。它能帮助营造出一种统筹全局的感觉，不被具体的事项纠缠进去。随着时间的推移，这一表格也将成为你的已完成事项清单。
3. 按优先顺序排列。这样一来，OSR就可以成为你的重要工作参考，告诉你在任何特定的时间里应该做什么工作。任何时间查看这张清单也能让你快速挑出下一个要做的事情。
从一定角度来说，OSR将实际工作简化了。在操作时，这些事项在清单上上下移动、时而添加时而被删除都没关系，我们可以把它们全部记录下来。在局面变得特别混乱时，这一简单的清单将为你提供清晰的框架，让你能更高屋建瓴地处理事项，有针对性地向目标推进。
你还可以在OSR中跟踪许多混乱的细节。例如将日期、工作流大小、对公司来说的优先级，或者这个事项是哪个更大的协作流程的一部分以及是谁负责、要怎么做、会产生的影响和成功标准（定性或定量）、工作的报告人或关键利益相关者（内部或外部）等等信息都注明上去。
OSR表格示例
OSR可以帮你解决常困扰的问题，比如：
•我现在有多少工作要做？是太多还是太少？
•对于别人要求我做的事情，我应该答应还是不答应？如果说不，要怎么解释原因？
•我现在在哪些方面的工作做得过多或不足？
•我的工作是主动的还是被动的？
•我现在的工作会拖慢谁的进度吗？谁的工作也会这样影响我？
•这个事情对于公司来说优先级是怎样的？
•我接下来应该做什么？
如果局面太混乱，或者已经有一段时间没有完成任何事情了，你也可以单开一个新文档来跟踪某件事情每周会花掉多少时间，以及是什么事情拖慢了进度，如此一来就可以对事情有更直观的数据化的理解。
它也是一个与领导或利益相关者协作的很好的工具，不仅可以方便他们查看你正在推进的工作，而且还能就优先事项达成更好的共识。
2.“本周必完成”便利贴
在便利贴上写下3件（不能超过3件）本周周末来到之前没完成会非常遗憾的事情，将它作为一周的开始。这样可以提醒你，相较其它事情，这3件事情是最为重要的。一周内，这张便利贴可能会不断被贴在不同的地方——笔记本的每日任务清单边上、封面上、电脑显示器的角落、键盘的底部，甚至浴室的镜子上。
OSR是用来方便你对所有事项做统筹规划的，“本周必完成”的便利贴则是告诉你（更像是在向你大喊）现在最需要做的是什么。
3.自豪清单
“自豪清单”是一些让你感觉自豪的事情的集合。不管是正在推进的各项工作，还是各种文件的大拼贴（截图、邮件、通告、反馈等），随着时间的推移，它会慢慢变成你的奇妙原始数据集，里面记满了所有能为你鼓舞士气、让你感觉兴奋的事情。遇到任何感觉合适的，都可以随时更新这个文档，相较OSR，它不需要什么固定的形式。
随着时间的积累，这份清单会让你慢慢了解到两点：第一，你完成的工作和你引以为豪的事情之间并不是直接的等号关系，借助OSR和自豪清单的对比，有助于你弄清楚哪些工作真正让自己感觉满意；第二，有些事情你以为喜欢做，但实际却并没有进入自豪清单，以及，有些事情你以为并不在意，但其实对自己非常重要。
“自豪清单”让你更好地匹配自我认知与现实状况，明确哪些才是自己真的在意的。它能够帮助你在职业生涯中通过真正的数据和洞察，来认清自己真切在意的、自己更应该常做的是什么事情。
4.挫折清单
“挫折清单”与“自豪清单”类似，但性质相反，涵盖的是使你感觉糟糕而不是感觉振奋的事。
当这些糟糕的事情发生之时，要对自己保持诚实，并记录下它的严重程度。这些事情发生并被记录下来的时候，你可能会感到尴尬或愚蠢，但这些都是帮助你提高效率或者工作得更开心的重要记录。
在工作环境中，维护这份清单能够为你提供一个有效途径来表达失望。通过写文档的方式把这些情绪大波动释放出来，有助于减少一些事情发生时的焦虑，避免自己陷入其中，还防止了自己无意中将消极情绪传染给别人——不管是工作还是生活中，都是如此。
从更大的意义上来说，这份清单帮你确定自己对待工作的某些模式，或者帮你辨别出一些可能会造成更大伤害的小事故。比如你可能会发现，有些相同类型的工作或事件反复出现在清单中，那此时就是加以干预或改变做事方式的好时机了。
5.今日新知清单
这是一份用来记录你学到或了解到的事情的清单，通常都是子弹笔记的形式。比如一些技术细节，一些以后可能会用到的事情，一些对工作风格的观察，甚至一些有用的同事的个人细节和某些个人的洞察……然后标注上日期，按月归档，这样你在需要回来找的时候，也能知道相关的时间和背景信息。
这在日常工作中非常有用，它能大大降低“同样问题问两次”的机率，也能让你不特别依赖别人。而在自省方面，这份清单也能帮助你更好地了解自己学习的内容和方式，并对学习的曲线和学习速度有更细致的认识，据此来判断是否需要在某些方面有所改变。
月度类清单
6.影响跟踪（在你的OSR中）
参考你的OSR，看看每月所达成的事情的基础，并记录下它们带来的影响。你要尽可能把重点放在可观察的结果上——哪些指标发生了变化，如何变化，用户说了或做了什么，同事说了或做了什么等等。
这不仅有助于你将来做绩效评估，还能训练和调整你的评估模型，看看哪些工作会带来什么实际影响。而且，这些整理工作也会让你在与别人谈论相关问题时思路更清晰。
7.自我满意度
我们会用C-Sat（客户满意度）来衡量客户对产品或服务满意的程度；公司会用“公司满意度调查”来形成一个广泛评估员工对公司的满意度的评分。那么，你也可以用“Me-Sat”（自我满意度）来评估我们对自己的满意度。
评估自我满意度的框架很多，以下就是几种比较推荐的。但不管是哪种框架，关键是在于养成习惯——腾出时间和空间进行自我反思（即真正有规律地练习其中的一些方法），回溯过去，以期找到一些行为规律，为更好的未来做准备。
•满意度试金石测试：你可以在满意度的四个核心驱动因素上给自己打分（1-4分）：任务的喜欢程度、任务完成度、目标进展度、能否学到新知。最后取平均值（如果觉得平均值不太准，还可以取加权平均），生成一个总体的“Me-Sat”。
•公司浓度：这个模板可以评估此时你对公司的使命、领导、同事、角色和操作规范有多大程度的认同。这个单一的指标当然可能会受当前情绪的影响，但做这样的评估并不会有什么坏处。
•“四张清单”评估法：四张清单分别是：我喜欢的事、我擅长的事、我讨厌的事、我不擅长的事。你可以把这四张清单做成机动的，记下每次做出的变化，甚至专门写一个更新日志来对比。
•能量评估：与上面的四张清单法类似，它能帮你评估当前所从事的工作对你自身能量的影响——从而可以选择在将来多接触或者少接触哪些类型的工作。
•停止、开始、继续回顾法：这个经典的回顾性框架要求你考虑以下事情：要开始、停止和继续做什么。它经常被用来反思与他人的合作或跨职能的工作，但也完全可以用在自己身上。
•珍惜/改变回顾法：如下图，左侧是你想坚持的事情，上面会写下你要主动培养习惯（是否投入时间精力）或让它顺其自然发生（不干预）的事。右侧是一些你想改变的事情。写下来之后，你可以问自己：我是想要更多还是想要更少？
你可以在不同场景应用不同的方法。事实上，它们都是用来回答同一个问题的——我在工作中应该向哪些方面倾斜？先通过日常的清单和文件收集信息，然后再定期通过这些框架做纵观全局的自我反思。此外，这些框架也能帮助你和他人更好地认识自己——你目前处于什么状态、想要达成什么目标、别人可以为你提供什么帮助等等。
8.个人新闻稿
假设你要写一篇关于你所做成的事情及产生的影响的新闻稿。此时，上面提到的 OSR、 自豪清单、挫折清单、今日新知清单都会为你提供更丰富的细节。
你的新闻稿里应该要包含以下内容：
•标题/导语：用来吸引注意力的内容
•一句话总结：同事会怎样向他人介绍这些事情
•3到5项达成的事
•你的时间都花在了什么地方
•主要的洞见或发现
•进展指标
•定性影响
•对团队/公司层面的贡献
•从利益相关者/用户处获得的反馈（内部或外部）
•一个示意文件（图表、图片、截图等）
•综合感觉/心情如何
•你希望自己能参与其中的（公司或组织层面）事情
•你真正为之感到自豪的是什么
•任何你感觉没那么自豪的事
•对未来的展望：下一步要做什么，什么事情让你感觉兴奋，团队或公司层面的更大的机会，以及任何预见的障碍、风险或你所担心的事情
之后，你不妨试着将上面整理好的框架写成一篇小文章。你不用给任何人看，但日积月累，你会发现这些东西非常酷。给自己设定固定的时间节点，会让你更容易养成习惯坚持去做。每次你写的时候，可能都会有“啊，我居然做过这些事情”的感觉，但也正是这些小小的成就感会帮助你渡过遇到的难关。
年度类文档
9.工作描述
在充满活力的公司工作的最好的事情是，一切都在不断变化——环境、产品路线图、用户需求、团队等等。这意味着，公司的需要在不断变化，你要做的事情亦是如此。但正因为你每天都身处其中，你可能很难发现自己的角色和职责随着时间的推移发生了哪些。为了让自己更好地了解变化，你可以试着每半年都重写一次自己的工作描述。
通常来说，一份工作描述有三个组成部分，以下供你参考：
1. 对你的角色与更广大的公司层面的目标之间的关系的总体描述（通常1到2段话）
2. 职责清单（通常是子弹列表的形式）
3. 做好工作所需的技能。
1通常相对稳定，2一直在变化，3则是稳定地变化。理想情况下，随着时间的推移，你的职责会越来越具有战略性和趣味性，但3永远是根据2来调整的。
当你提笔准备写这样一份工作描述时，第一段一定要有一句非常好记的任务描述。有一些固定的表述来向他人描述你所做的事情其实是非常必要的，你可以反复引用。
每次发现新一版的工作描述有了比较本质性的变化，可能就说明你应该和你的领导谈一谈了。而根据你对自己角色和责任的感觉，你可以自己先自我审视一遍，然后再拿着这个文档和你的领导就下一步的工作重点好好聊一聊。
另外，你可以为1到2年后的自己做规划——写一份彼时的工作描述。这其实是为你未来的目标创造了一个清晰、具体的表述。这时候，你写的东西不需要考虑任何你目前的技能或公司的需求，因为那是一个你真正想成为的自己。你可能会发现，你其实是心里有数的，而且你完全可以一步步去靠近那个自己！
10.与我共事指南
这是一种表达和扩展你喜欢的工作风格与偏好的方式。
对于领导者来说，写这样一份文档要考虑清楚：你是否期望那些与你一起工作的人调整他们的工作风格，以适应你的偏好？
对于个人来说，这份文档是一种非常有用的自我表达形式，它能带来更好、更健康、更高效的工作关系。如果做得好，它们还能显示出大量的自我意识，帮助同事们更好地了解对方。
你还可以在文档的底部专列一项——更新记录。随着你的职业生涯发展，这一文档的变化可能会越来越慢。每次你发现自己的风格或偏好正在发生变化，足以推动你去更新这份文档时，你一定要及时向自己以及其他与你有正式密切合作关系的人表明。
想要做好这些事情首先需要心态的转变，还需要有一定的自律能力，但都是值得的。即使在工作最混乱的时候，也有一些线索隐藏其中，有一些模式等待我们去发现。当我们真的为之努力时，我们的工作也会相应变得更好更顺利，过程当中也会让你感觉一切更有价值。
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